การควบคุมอะไหล่

ทุกคนที่อยู่ในวงการหรือได้มีโอกาสสัมผัสกับงานบำรุงรักษาจะทราบเป็นอย่างดีว่า การควบคุมอะไหล่หรือ Spare Parts Control ที่ไม่มีประสิทธิภาพจะทำให้เหตุการณ์เครื่องจักรเสียที่รู้สาเหตุและวิธีแก้ไขต้องล่าช้าออกไป เนื่องจากไม่มีอะไหล่ที่จะนำมาใช้ได้ทันที เหตุการณ์ดังกล่าวไม่ว่าจะด้วยสาเหตุใด ก็เรียกได้ว่าเป็นปัญหาที่มาจากการควบคุมอะไหล่

ทำไมเรื่องนี้จึงสำคัญ

การบริหารการบำรุงรักษา (Maintenance Management) เป็นการบริหารงานบำรุงรักษาที่ไม่ได้มีเป้าหมายอยู่เพียงแค่เครื่องจักรไม่เสีย หากแต่มีเป้าหมายสูงสุดอยู่ที่ผลสัมฤทธิ์ขององค์กรที่ดีขึ้น (Company Performance) โดยการสร้างระบบการบำรุงรักษาที่ให้ความสำคัญกับการพัฒนาทักษะ ความรู้ และความสามารถที่จำเป็นของฝ่ายซ่อมบำรุง ให้ความสำคัญกับการบริหารงานซ่อมบำรุงเชิงกลยุทธ์ (Maintenance Strategic Management) และให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมในการบำรุงรักษาของทุกคนในองค์กร (Total Participative Management)

วัตถุประสงค์ของการควบคุมอะไหล่ (Propose of Spare Parts Control)

ส่งเสริมประสิทธิภาพการใช้งานและความน่าเชื่อถือ (Efficiency and Reliability) ของเครื่องจักรอุปกรณ์ ผ่านกระบวนการจัดซื้อ จัดจ้าง และจัดเก็บ ที่มีประสิทธิภาพ

สร้างความมั่นใจให้กับงาน Breakdown Maintenance และงาน Preventive Maintenance ว่าเมื่อใดก็ตามที่ต้องการใช้อะไหล่เพื่อการซ่อมหรือเพื่อการบำรุงรักษา ต้องหาได้ในทันทีหรือใช้เวลาน้อยที่สุด

ลดจำนวนอะไหล่คงคลังหรือ Spare Parts Inventory ให้เหลือน้อยที่สุด เพื่อลดต้นทุนจม เพื่อลดต้นทุนการจัดเก็บ และเพื่อลดพื้นที่ในการจัดเก็บ

การจำแนกประเภทของวัสดุในการบำรุงรักษา (Classification of Maintenance Material)

การจำแนกประเภทของวัสดุหรืออุปกรณ์ในการบำรุงรักษาถือเป็นขั้นแรกของการบริหารและควบคุมอะไหล่ เพื่อนำไปจัดลำดับความสำคัญ และหาแนวทางหรือวิธีการที่เหมาะสมในการจัดซื้อและจัดเก็บต่อไป

อะไหล่หรืออุปกรณ์สำหรับการเปลี่ยนปกติ ตามคาบเวลาที่กำหนดไว้อย่างแน่นอน

อะไหล่หรืออุปกรณ์สำหรับความต้องการฉุกเฉินหรือฉับพลัน หรือ Breakdown Spare Parts

อะไหล่หรืออุปกรณ์ที่ต้องสำรองไว้ตลอดเวลาในสต๊อก หรือ Reservation Spare Parts

อะไหล่หรืออุปกรณ์ที่สามารถนำมาใช้ซ้ำได้ ไม่ว่าจะกับเครื่องเดิมหรือเครื่องอื่น ที่โดยปกติเก็บรักษาไว้ที่ฝ่ายซ่อมบำรุง

เครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่ใช้ในการบำรุงรักษา (Maintenance Tools)

วิธีการสั่งซื้อ (Ordering Method)

วิธีการสั่งซื้อสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ ได้แก่ การสั่งซื้อเฉพาะรายการตามเวลาที่ต้องการใช้ (Individual Order) การสั่งซื้อเป็นงวดตามปกติ (Permanent Stock Method) และการสั่งซื้อแบบสัญญาพิเศษกับผู้ขาย (Special Contract Method)

Individual Order — ซื้อเฉพาะรายการ ปริมาณและเวลาที่ต้องการเท่านั้น ไม่สนใจเรื่องส่วนลดและค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อต่อครั้ง แต่มีข้อดีในเรื่องปริมาณอะไหล่ที่ต้องจัดเก็บ แต่ก็ต้องเสี่ยงกับการส่งของล่าช้าจากผู้ขาย

Permanent Stock Method — จะมีปริมาณอะไหล่คงเหลือตลอดเวลา และทำการสั่งซื้อทุกครั้งเมื่อถึงเวลา เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ ได้ส่วนลดมาก และที่สำคัญง่ายต่อการออกรายการสั่งซื้อ แต่ก็มีบ่อยครั้งที่ซื้อมาแล้วไม่ได้ใช้ เมื่อถึงเวลาใช้กลับเสื่อมสภาพ นอกจากนั้นบางครั้งของที่ใช้ไม่ได้ซื้อ ของที่ซื้อไม่ได้ใช้ ดังนั้น Permanent Stock จึงต้องใช้วิธีที่เหมาะสม

Special Contract Method — เป็นการกำหนดสัญญาพิเศษขึ้นมากับผู้ขาย เพื่อให้เกิดความสะดวกตามเงื่อนไขที่ต้องการในการสั่งซื้อ การจัดส่ง และการจัดเก็บ โดยทั้งหมดจะถูกเชื่อมโยงมาที่ประสิทธิภาพของการจัดซื้อที่ว่า มีอะไหล่ให้ใช้อย่างทันท่วงทีในเวลาที่ต้องการ ในขณะที่ปริมาณอะไหล่คงคลังอยู่ในระดับต่ำ

Fix-quantity Order

กำหนดปริมาณสั่งซื้อคงที่ · Order-point Method · Double-bin Method · Package Method · Batch Issue Method

Fix-period Order

กำหนดเวลาในการสั่งซื้อคงที่

Fix-number

กำหนดปริมาณการใช้คงที่ และสั่งซื้อเท่ากับปริมาณการใช้ที่กำหนดไว้

Partial-delivery Method

เป็นการซื้อในปริมาณมาก แต่ให้ผู้ขายทยอยมาส่ง ทั้งนี้เพื่อลดค่าใช้จ่ายและการบริหารจัดการในด้านการจัดเก็บ

Deposit System

ผู้ขายจะนำวัสดุอุปกรณ์หรืออะไหล่มาไว้ในโรงงานของผู้ซื้อ (ใน warehouse) และคิดค่าใช้จ่ายเฉพาะเท่าที่ใช้ไป ทั้งนี้เพื่อไม่ต้องการให้เงินจมไปกับการจ่ายทั้งหมดในคราวเดียว ในขณะที่มีอะไหล่ให้ใช้ได้อย่างทันท่วงทีอีกด้วย