การควบคุมงบประมาณการบำรุงรักษา

ต้นทุนที่เกิดจากการซื้อ การติดตั้ง การใช้ รวมถึงการซ่อมบำรุงของเครื่องจักรอุปกรณ์ โดยทั่วไปจะถูกจำแนกและถูกควบคุมให้เป็นไปตามที่ตั้งไว้ และเป็นไปตามวัตถุประสงค์การใช้ ไม่ว่าจะเป็นการใช้งบประมาณในการจัดซื้อจัดหาเพิ่มเติม (Capital Expenditure) การใช้งบประมาณในการเดินเครื่อง (Running Cost) หรืองบประมาณที่จะมีการเบิกจ่ายเป็นงวดๆ ตามคาบเวลา (Period Expenditure)

ทำไมเรื่องนี้จึงสำคัญ

งบประมาณในการบำรุงรักษา (Maintenance Budget) เป็นงบประมาณหลักตัวหนึ่งในอุตสาหกรรมการผลิตที่ใช้เครื่องจักรเป็นสำคัญ และทำให้ต้นทุนการผลิตสูงขึ้น แต่ตามมุมมองทางด้านความไว้วางใจได้ในตัวเครื่องจักร (Reliability) งบประมาณและต้นทุนดังกล่าวถือเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อความมั่นใจอยู่ตลอดเวลาในการที่จะผลิตสินค้าที่มีคุณภาพและตรงต่อเวลา เช่น การสำรองอะไหล่ เป็นต้น

แต่การวางแผนและควบคุมงบประมาณที่ไม่มีประสิทธิภาพจะทำให้เกิดภาวะต้นทุนจม และต้นทุนในการผลิตสูงขึ้นอย่างเกินความจำเป็น

ต้นทุนการบำรุงรักษาคืออะไร (What Are Maintenance Cost?)

Capital Expenditure เป็นการใช้งบประมาณในการซื้อเครื่องจักรใหม่ การขยายโรงงาน การเปลี่ยนชิ้นส่วนหรืออุปกรณ์ การบูรณะปรับปรุงเครื่องจักร ซึ่งทั้งหมดถือเป็นการลงทุนใน Fixed Assets ในบางบริษัทได้จัดงบประมาณเหล่านี้ไว้ในงบปรับปรุง งบก่อสร้าง งบขยาย หรืองบผลิตภัณฑ์ใหม่

Running Cost เป็นการใช้งบประมาณในการดำรงสภาพเครื่องจักรที่สามารถก่อให้เกิดการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดเวลาที่ต้องการ และนี่เองที่ถือเป็นต้นทุนการบำรุงรักษาในมุมมองทางด้านบัญชี

Maintenance Cost ตามมุมมองทางด้านบัญชีจะหมายถึง Running Cost โดยมีการแบ่งออกเป็น Maintenance Material Cost, Maintenance Labor Cost และ Disbursed Maintenance Cost หรือ Subcontracting Cost แต่เพื่อที่จะควบคุมต้นทุนในการบำรุงรักษาให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ในทางปฏิบัติควรจะแบ่งหมวดหมู่ของต้นทุนตามมุมมองของการบำรุงรักษาทวีผล (Productive Maintenance)

Classify by Purpose — แบ่งหมวดหมู่ตามจุดมุ่งหมายในการใช้ · Routine Maintenance Cost · Equipment Inspection Cost · Repair Cost

Classify by Maintenance Method — แบ่งหมวดหมู่ตามวิธีการบำรุงรักษา · Preventive Maintenance Cost (PM) · Breakdown Maintenance Cost (BM) · Maintainability and Reliability Improvement Cost (Planned Maintenance Cost)

Classify by Constituent Elements — แบ่งหมวดหมู่ตามองค์ประกอบการใช้ทางบัญชี · Maintenance Material Cost · In-house Labor Cost · Subcontracting Cost

Other Method Classification — แบ่งหมวดหมู่ตามวิธีอื่น · Scale of Work Classification Method · Type of Work Classification Method

การประเมินและควบคุมงบประมาณ (Estimation and Control of Maintenance Budget)

การประเมินและควบคุมงบประมาณในการบำรุงรักษาจะทำได้ง่ายและแม่นยำมากขึ้น หากสามารถแบ่งส่วนต่างๆ ของการใช้งบประมาณได้ดังต่อไปนี้ Spare Parts Cost · Repair, Restoration and Overhaul Cost · Maintenance Labor Cost · General Material Cost · Lubricant Cost · Maintainability and Reliability Improvement Cost · Production Improvement Cost · Jig and Tools Costs · Commissioning Cost

Estimate Based on Actual Expenditure

ประเมินโดยอยู่บนพื้นฐานของการใช้จ่ายจริงที่เคยเกิดขึ้นในอดีต

Repair-cost Rate Method

ประเมินโดยพยากรณ์อัตราความมากน้อยของการเสียหายของเครื่องจักรที่อาจจะเกิดขึ้น

Unit-cost Method

ประเมินจากอัตราการซ่อมบำรุงที่มากน้อยตามปริมาณการผลิต

Zero-base Method

ประเมินจากฐานการคำนวณที่เป็นศูนย์ และบวกขึ้นไปเรื่อยๆ จากค่าวัสดุ ค่าแรง และอื่นๆ ที่คิดว่าจะมีการใช้

Mixed Method

ประเมินโดยใช้ทั้ง 4 วิธีที่กล่าวมาข้างต้น

การควบคุมงบประมาณและการลดต้นทุน (Maintenance Budget Control and Cost Reduction)

การควบคุมงบประมาณในการบำรุงรักษาหมายถึง การควบคุมกิจกรรมต่างๆ ในการบำรุงรักษาให้สำเร็จและใช้งบประมาณให้เป็นไปตามที่วางไว้ในแต่ละปี โดยมีประเด็นที่ต้องให้ความสำคัญคือ ทำให้ทุกคนตระหนักในความสำคัญของการควบคุมงบประมาณ · ติดตามการใช้จ่ายงบประมาณอย่างใกล้ชิด · หากมีทีท่าว่าการควบคุมงบประมาณจะไม่เป็นไปตามแผน ต้องรีบดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งทันที

ทบทวนช่วงเวลาในการบำรุงรักษาตามคาบเวลาว่าเป็นเวลาที่ยาวที่สุดหรือยัง

ทบทวนการใช้ Subcontractor หรือการทำเองภายใน (In-house Fabrication) ว่าอะไรจะประหยัดและคุ้มค่ากว่าในทุกแง่มุม

ทบทวนการใช้อะไหล่ และการเก็บอะไหล่คงคลังที่แทบไม่เคยใช้

เลือกและทบทวนค่าใช้จ่ายตลอดวงจรชีวิต (Life-Cycle Cost) ของอุปกรณ์

มีกิจกรรมการลดต้นทุนแบบทุกคนมีส่วนร่วมภายในบริษัท (Company-wide Cost Reduction Activities) โดยมีขั้นตอนคือ Form a Project Team · Identify Current Maintenance Cost · Set Target · Prepare Progress Plans · Select Priority Equipment · Select Priority Cost Item · Carry Out Appropriate Improvement Measures · Measure Result and Follow up