หน่วยงานที่ไม่ได้ทำการผลิตโดยตรง เช่น ฝ่ายบริหาร ฝ่ายวิจัยและพัฒนา ฝ่ายจัดซื้อ ควรจะให้การสนับสนุนงานในส่วนของการผลิตให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี โดยการนำแนวคิดกิจกรรม TPM มาประยุกต์ใช้ในงานเพื่อลดความสูญเสียในงานสำนักงาน
กิจกรรม TPM ในสำนักงาน ต้องดำเนินอยู่บนพื้นฐานของ 5 เสาหลัก ได้แก่ การปรับปรุงเฉพาะเรื่อง การบำรุงรักษาด้วยตนเอง การศึกษาและฝึกอบรม การจัดทำระบบการ มอบหมายงาน และการจัดทำระบบประเมินผลงาน
กิจกรรม TPM ในสำนักงาน ต้องมีการกำหนดหน่วยวัด ดัชนีวัดความสำเร็จ และค่ามาตรฐานที่ยอมรับได้ เพื่อใช้ในการติดตามความคืบหน้าของการปรับปรุงงานในสำนักงาน
1. บทบาทของงานบริหารและงานสนับสนุน
หน่วยงานที่ไม่ได้ทำการผลิตโดยตรง เช่น ฝ่ายบริหาร ฝ่ายวิจัยและพัฒนา ฝ่ายจัดซื้อ ก็มีบทบาทสำคัญต่อการอำนวยความสะดวกให้กับฝ่ายผลิต เช่น การประสานงานต่างๆ การจัดเตรียมงานเอกสาร การจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งถ้างานบริหารและงานสนับสนุนต่างๆ กระทำด้วยความล่าช้า ไม่มีประสิทธิภาพหรืออาจกล่าวได้ว่าเกิดความสูญเสียนั่นเอง ก็จะทำให้ฝ่ายผลิตซึ่งถือว่าเป็นหน่วยงานหลักในการสร้างรายได้เข้าสู่บริษัทไม่สามารถทำงานได้ด้วยความราบรื่น
นอกจากนั้น งานสำนักงานต่างๆ ยังต้องมีหน้าที่ในการปรับปรุงการเพิ่มผลผลิตของตนเอง ลดต้นทุนตามกลยุทธ์หรือนโยบายในการแข่งขันของบริษัท
- ช่วยให้การทำกิจกรรม TPM ในส่วนการผลิตของพนักงานกลุ่มต่างๆ ได้รับความสะดวกมากยิ่งขึ้น
- ลดความสูญเสียต่างๆ ที่เกิดขึ้นในงานสำนักงาน
2. การเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน
การเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน คือ การเพิ่มผลงาน (การปรับปรุงคุณภาพและการบริหาร) และการลดปัจจัยที่ใช้ในการทำงาน (ลดความสูญเสียและความสิ้นเปลือง) ซึ่งการเพิ่มผลงานประกอบด้วย การพัฒนาศักยภาพการตัดสินใจ การปรับปรุงการทำงาน การสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัท และการปรับปรุงสถานที่ทำงาน สำหรับการลดปัจจัยการทำงานสามารถทำได้โดยการใช้ทรัพยากรต่างๆ ให้คุ้มค่า เช่น ลดค่าใช้จ่ายในสำนักงาน ลดจำนวนแรงงาน ทำงานให้ง่ายขึ้น และปรับปรุงคุณภาพของการประสานงาน
3. ความสูญเสียในสำนักงาน
ความสูญเสียในการทำงาน (Waste) ประกอบไปด้วย ความสูญเสียจากกระบวนการตัดสินใจ ความสูญเสียจากการประสานงาน และความสูญเสียจากการทำเอกสารและการประมวลผลข้อมูล
ทำไมเสาหลักนี้จึงจำเป็น
บ่อยครั้งที่พบว่ากระบวนการทำงานทางสำนักงานมีส่วนทำให้ประสิทธิภาพการผลิตลดน้อยลงไป เช่น ทำให้เครื่องจักรต้องหยุดเป็นเวลานาน อันเนื่องมาจากกระบวนการจัดซื้อ จัดจ้าง หรือเบิกจ่าย ที่ต้องใช้เวลานานจนในที่สุดเครื่องจักรไม่มีอะไหล่ที่จะมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว
นอกจากนั้นยังพบว่ากระบวนการทำงานในสำนักงานบางครั้งไม่มีการวัดประสิทธิผลโดยรวม กล่าวคือ ไม่มีการวัดอัตราการทำงานของพนักงานในสำนักงาน (White-collar Availability) ไม่มีการวัดประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน (Process Performance Efficiency) และไม่มีการวัดอัตราคุณภาพของผลงานที่ออกมา (Quality Rate) ซึ่งทั้งหมดทำให้เกิดความสูญเสียที่ส่งผลไปถึงกระบวนการผลิต และทำให้ TPM ไม่ดำเนินไปอย่างเต็มรูปแบบ
อ่านต่อ
อ้างอิง
- ธานี อ่วมอ้อ. การบำรุงรักษาด้วยตนเอง. กรุงเทพฯ: สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ, 2547.
- ธานี อ่วมอ้อ. การบำรุงรักษาทวีผลแบบทุกคนมีส่วนร่วม. พิมพ์ครั้งที่ 2. กรุงเทพฯ: สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ, 2546.
- Development Program: Implementing Total Productive Maintenance. Tokyo: Japan Institute of Plant Maintenance, 1996.